Mitä, jos asiantuntijaorganisaatiossa osa pakollisista rutiineista delegoitaisi organisaation sisällä ennalta määräämättömästi alas, ylös tai sivulle?
Tämä on kuvitelma läpinäkyvästä työstä. Esimerkin kolmella henkilöllä on kokeiluun erilaiset motiivit: työtaakan tasaaminen, ansioituminen vaativampiin tehtäviin ja esimiehen ohjeiden noudattaminen.
- Erityisasiantuntija A on ollut yrityksen palveluksessa pitkään. Hän tuntee tehtävänsä läpikotaisin ja osaa kuvata ymmärrettävästi naapuriyksikön kollegoillekin, mitä tekee ja miksi. Asiantuntijalla on laaja tehtävälista suhteellisen rutiininomaisia asioita, joita hän on työuransa varrella ottanut hoitaakseen, eikä ole saanut koskaan tilaisuutta siirtää muille. Ne ovat yhä hänen vastuullaan, vaikka uusiakin vastuita kertyy. Hänellä ei ole suoria alaisia, joille delegoida töitään.
- Nuorempi asiantuntija B hoitaa omat tehtävänsä tunnollisesti ja oppisi jo mielellään uutta ollakseen valmiina sitten, kun uusia, entistä vaativampia tehtäviä organisaatiossa avautuu.
- Asiantuntija C suoriutuisi töistään muutenkin eikä oikeastaan kaipaisi apua, mutta ”delegoi pilveen” silloin tällöin, koska työkulttuuri niin vaatii ja toteumaa seurataan.
Kuvitellaan, että yrityksessä on otettu käyttöön ilmoitustaulujärjestelmä, jossa jokainen asiantuntija on velvoitettu delegoimaan joitakin rutiinitehtäviään organisaation sisällä muiden tehtäväksi ja vastaavasti tekemään jonkin verran muiden delegoimia töitä. Toteutumista seurataan vuosittain kehityskeskusteluissa ja tilannekuva delegoidun työn jakautumisesta on kaikkien nähtävissä reaaliajassa.
Kuvitteellinen esimerkkitapaus
A delegoi vuosien varrella hoitoonsa ottaman toistuvan rutiinitehtävän delegointityökalulla yrityksen sisäiselle ilmoitustaululle.
B arvioi suoriutuvansa kyseisestä tehtävästä ja varaa sen ilmoitustaululta itselleen, ilmoittaen arvioidun valmistumisajankohdan. Työn valmistuttua A:n hyväksymiskuittaus kartuttaa B:n yhteistyöpistesaldoa.
Edellytykset
- Metatyö-osaaminen: Asiantuntijan kyky kuvata työtehtävissä tavoiteltu lopputulos ja sen laatu sellaisella täsmällisyydellä, että toinen voi tarttua tehtävään ilman lisäohjeita.
- Työkulttuuri: Asiantuntijan luottamus työtoverin osaamiseen. Asiantuntijoiden opittava luottamaan siihen, että työt tulevat laadukkaasti hoidetuksi.
- Tulospalkkaus-seurantajärjestelmä, joka tukee työkaverin auttamisen juurtumista organisaatiokulttuuriin: Työntekijät, joilla ei juurikaan delegointi- eikä yhteistyö-pisteitä, joutuvat selvittämään asiaa esimiehilleen kehityskeskustelussa ja esimiehet, joilla on tavallista enemmän yksinäisiä puurtajia alaisinaan, joutuvat tekemään asiasta selkoa henkilöstöosastolle. Ketju pitää ylimmän johdon tuloskorttiin asti.
Seuraukset
Useimmat työt tulivat tehdyksi vähintäänkin tyydyttävästi.
- Asiantuntija koki työtehtävän merkityksen kasvavan siitä, kun hän näki sen vaivan, että dokumentoi sen osaksi organisaation prosessia läpinäkyvän työn järjestelmään.
- A oli vaarassa uupua ja B turhautua haasteiden puutteessa. Näin ei käynyt.
- C ei kokenut pilveen delegoitujen töidensä tulevan sen huonommin tai paremmin tehdyksi kuin hänen itse niitä tehdessäänkään. Hänestä tuntui kuitenkin helpommalta jäädä flunssapäivänä vuoteeseen lepäämään, kun hän arveli että työt eivät automaattisesti kasaantuneet lähimmälle kollegalle tai esimiehelle.
- Rutiinien delegoiminen pilveen vapautti A:lta aikaa paneutua kaikkein vaativimpiin tehtäviinsä, joiden vaikuttavuus organisaatiolle oli kertaluokkaa suurempi.
Vaikutukset
Työilmapiiritutkimuksessa
”Tunnen, että työpanostani arvostetaan” ja ”
Hahmotan oman työni merkityksen yrityksemme strategian toteutumisessa” - lukemat paranivat läpinäkyvään työhön siirtymisen jälkeen.
Seuraavassa vaiheessa organisaatio harkitsee osittain ulospäin läpinäkyvään työhön siirtymistä. Tällöin sen asiantuntijat delegoivat eräitä tehtäviään pilveen asiakkaille ja sidosryhmille.
Mitä kuvitteelliselle organisaatiolle kuuluu viiden vuoden kuluttua?
Katso myös nämä:
Tuhat sanaa 18.10.2011:
Unelmien digitaalinen työympäristö edellyttäisi isoa työkulttuurin muutosta
